【明報專訊】申訴專員公署主動調查香港公共檔案管理制度，發現政府管理電子郵件等檔案方式過時，依賴公務員自行將電子檔「列印再歸檔」，文件或會被刪除，批評當局推動電子檔案保管系統10多年至今，落實時間仍遙遙無期。公署又發現，經過30年保存期的密件獲准公開予公眾查閱的比例，亦由2008年的61%跌至2012年的41%。公署促請政府立法，又在立法前落實電子檔案保管系統，改善檔案處人手編制，及成立獨立顧問機構以審批檔案的解封。

政府：保管系統範例將完成

政府回應指出，檔案處的檔案保管系統預計可於2014年上半年完成，可作為各局及部門的範例，而法律改革委員會正就相關機制研究；檔案處會繼續會尋求增撥資源，以應付積存檔案及推行檔案電子化。

申訴專員黎年表示，今日的政府文件就是明日的歷史檔案，保留文件有助人研究政府政策史，政府必須妥善保存檔案。

公署主動調查發現，現時公共檔案管理制度後發現七大不足，包括沒有法例支持、欠有效規管、規管機構有限、檔案處工作量多但人手不足、制度欠透明、封存及披露機密檔案制度須檢討及未能妥善管理電子檔案。

調查報告指出，政府提倡電子通訊方式，惟電子檔案管理方式卻過時又不可靠。公署續指出，公務員現時以「列印後歸檔」的方式管理電郵，與由專人管理的紙本檔案方式不同，靠收件者主動處理，權責不分令檔案容易遺漏或遺失。

黎年指出，由於欠缺相關法例，公務員未必將保存檔案當為重要工作，不優先處理，容易忘記將電郵列印再存檔，甚至可能出現電郵被刪的可能，情�G令人憂慮。

解封密件比率減

公署又指出，現時政府密件封存時間長達30年，而封存期過後是否公開則交由建立檔案的部門決定；相反其他國家正相繼推動改革將年期縮減，如英國已由30年減至20年，並將審核公開密件的決定交予獨立機構，認為政府有必要檢討現制度。報告指出，政府決定公開封存期已過密件的比例佔經覆核的文件比例，由2008年的61%減至41%，下跌20百分點。

對於規管，公署指2011年8月至2013年2月間，共有38宗遺失及未經授權銷�甡仵蛌滬荇蛂A27宗已完成調查，當中只得1人被口頭勸喻及4人被安排輔導，另外逾半數即22人未受處分，其中2人屬當局認為無心之失而毋須處分，公署指沒有檔案法令檔案局無權處分違規者。

公署促請政府引入檔案法，及將法例覆蓋所有公營機構。公署又建議政府在立法前先成立獨立顧問機構處理、定期公布部門處理檔案的資訊及研究各部門封存資料的制度等。

前處長﹕檔案處欠專業人士

前檔案處長朱福強認為，政府應盡快立法，批評政府以法改會作擋箭牌，由3年前被審計署批評至今，立法仍無期。他指出，檔案處現時的職員以行政主任為主，欠缺處理檔案的專業人士，自然欠效率，令推動電子化進度緩慢。