雲端AI簿記系統 辨識單據自動入帳 1個月採購單處理時間 幾日減至數小時

雲端AI簿記系統辨識單據自動入帳 1個月採購單處理時間幾日減至數小時

[2023.05.15] 發表

【明報專訊】飲食業使用POS系統落單和處理收入已有很長時間，但在採購食材和其他物資方面，卻一直未能直接以電腦處理開支，仍需靠人手將大量單據入帳，非常廢時失事。有本地初創開發出一套人工智能雲端簿記系統，只需用掃描器掃描單據，系統就能準確辨識，將各項開支自動入帳，大大幫輕簿記員或會計師工作。

明報記者薛偉傑

攝影黃志東、賴俊傑

Binery Limited共同創辦人呂國寶表示，他一向從事IT工作，以前在一間跨國會計師樓任職期間，發覺很多會計師承接中小企客戶生意時，都用人手將大量單據輸入電腦，非常辛苦。原來很多中小企，尤其是餐廳、酒樓、點心店、外賣店甚至部分零售店等，雖然已使用POS系統落單和處理收入，但在採購食材和其他物資方面，卻一直未能直接以電腦處理開支，仍有大量機印單據和小量手寫單據靠人手入帳。更令人吃驚的是，原來一家點心店一個月的採購單據可以放滿一個紙皮箱。如果單靠一個人用人手逐張單輸入電腦，足足要幾日。若每張單不細分各項開支，只輸入大數，又欠缺有用數據，無法協助客戶分析和控制成本。

機印單準確率99% 手寫單僅60%

於是，他和朋友2020年合作創辦Binery，開始研發一套人工智能雲端簿記系統Binery Core(binery.co)，只需將單據以掃描器掃描或拍照，系統就能準確辨識，將各項開支自動入帳等。他們在網上找到一套開源的OCR軟件，再自行修改部分源碼，結合人工智能當中的機器學習和自然語言處理(NLP)技術，並使用了10餘萬張不同格式單據來做「訓練」，終於在2021年5月開發出Binery Core第一個版本，去年5月再推出新版。

現時，Binery Core處理機印單據的準確率約達99%(包括銀碼、採購產品、供應商名稱、日期、單據號碼等)。雖然最後仍需人手過目把關，但已節省很多時間。只是處理手寫單據的準確率只有約60%，處理速度也比機印單慢一截，還有待改進。但綜合來說，已經幫到中小企和會計師樓很多。以上述那家點心店為例，以往靠人手輸入一個紙皮箱那麼多單據到電腦需要幾日，採用了Binery Core只需數小時。Binery Core還可以直接將帳目輸出雲端會計系統Zero。對於使用Zero的中小企和會計師樓來說，尤其方便。至於其他會計系統，則可用Binery Core先輸出CSV格式檔案，再讓有關會計系統讀取。

在「2022香港資訊及通訊科技獎」中，Binery Core獲得「商業方案」(中小企業)銅獎。在「香港中小企創新大獎2022」中，則獲得服務創新組別銀獎。

推出兩年有400客戶

現時，Binery大約有400客戶。以地區劃分，約八成客戶為香港公司，兩成客戶來自外國，主要是新加坡、馬來西亞、美國、澳洲、新西蘭等。若以行業劃分，約五成客戶來自飲食業，兩成為零售商和貿易公司，三成為網店，都是一些有高頻細額採購交易的公司。由於網店的採購和銷售都已經電子化，所以毋須掃描實體單據，只需透過應用程式界面(API)，和Binery Core直接對接即可。此外，本地還有35家會計師樓已和該公司簽約合作，打算將部分中小企客戶的簿記工作外判給該公司。因為這些會計師的時間矜貴，他們想專注負責較高層次的報稅、大數據分析、提供財務建議等工作，並不想浪費時間輸入大量單據。但很多中小企(尤其是飲食業)本身並沒有簿記，會計師樓若想承接它們的生意，就必須代它們將大量單據入帳，所以便想到將這部分工作外判給該公司。

近期，該公司每個月的業務都比上一個月增長15%至20%，間中更高達30%。由於Binery Core使用微軟的雲端服務Azure，所以該公司也計劃在未來整合OpenAI的ChatGPT技術，自動將一些單據分類成產品成本以及員工的交通開支、交際開支等。至於手寫單據的辨識準確率，相信將來可以提升到大約70%，但就很難和機印單據看齊。