前檔案處長﹕不立檔案法 摸底資料恐消失
【明報專訊】輿論壓力下，政府從內部電郵及工作文書找回將1.7萬單位的橫洲發展斬件發展的「軟性游說」紀錄；檔案處前處長朱福強擔心，在未有「檔案法」和電子化下，會令了解政府決策的重要憑證消失。
指政府記錄未必完整 但必留證據
政府上周三 (21日)召開記者會回應連日公眾對橫洲發展的爭議，運輸及房屋局長張炳良交代房屋署就橫洲發展分別與5名地區人士、共4次進行「軟性游說」(soft lobbying)，張稱，有關會面沒正式會議紀錄，但於政府內部電郵及工作文書中取得有關的會面提述。有關文件成為有力證據，顯示政府如何將供應1.7萬個公屋單位的橫洲發展項目，斬件後先推第1期，即興建4000個公屋單位，但當局仍未找到第3次會面的資料。
「政府的工作，無理由不留有證據」，曾於檔案處工作20年的政府檔案處前處長朱福強接受本報訪問時指出，「軟性游說」於政府工作中並不罕見，雖未必會記錄整個游說過程，「但游說後必會得到一些資料帶回該政策，該部門亦會以此作根據而有相應工作」，因此他深信，有關部門的文件必會有游說過程的蛛絲馬迹。
朱福強稱，公務員為了保障自己的工作，會記錄大小決策，當中會寫下實行相關政策的原因，因此任何紀錄包括電郵或文書，都應立檔，再交由檔案處鑑定是否有存檔價值。
政府檔案處發言人回覆稱，政府尚未全面推行電子檔案保管系統，除非得到當局同意，決策局和部門須以「列印後歸檔」方式記錄電子郵件檔案。2011年，審計處曾出報告書批評檔案處的檔案管理工作不足，雖於2001年已開始研究推行電子檔案保管系統，但有關推展工作仍未完成。
政務官﹕是否記錄 依賴自行判斷
有政務官坦言，他們很多時會自行判斷「摸底」內容的重要性，才決定是否記錄，但同意若要跟進「摸底」內容時，多以電郵交代；但若要將電郵內容存檔，傳統上還是要把電郵列印出來，但有時同事未知有關事項是否已討論完畢，而遲遲未列印，「有時自己已調了職位，政策還未定下，有機會沒有打印相關的電郵出來」，但他補充，理論上後勤會將相關電郵列檔，以便接任者查看工作進度。香港沒檔案法，政府沒有保留文件、書信和會議紀錄的法律責任，朱福強擔心很多重要的檔案，特別是電郵中的紀錄會因此流失。
朱福強稱，以前未有電郵時，公務員多以備忘錄交流，整理檔案時，會把該議案重要的文件儲存於文件夾的右邊，但他覺得文件夾的左邊更珍貴，因為它除了像目錄一樣，羅列每個歸檔文件，同時亦存入內部討論的備忘錄，檔案有愈多備忘錄，證明該政策或有較多爭議，愈有保存價值。
梁競選時稱支持 至今未兌現
朱福強與退休法官王式英等人成立「檔案行動組」，推動政府檔案管理立法，早於2012年行政長官競選期間與梁振英會面和提建議，當時梁只說「香港有好多事情值得做」，其後梁於競選論壇中表示支持制定檔案法及資訊自由法，可是至今未有兌現承諾，只於2013年就此成立法律改革委員會小組研究，王式英對此表示失望，「現沒有法，又如何改革呢？他根本只想拖延」。
明報記者 李詠珊
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